Hoy dedicamos esta entrada a explicarte qué es un Procesador de Textos, algunos aspectos sobre la historia del procesamiento de textos y las diferentes opciones relacionadas con trabajar con procesadores de texto en la nube –de manera individual y compartida–. También presentamos sus ventajas y ejemplos de uso.
¿Qué es un Procesador de Textos y Ejemplos?
Un Procesador de Textos es un tipo de programa o aplicación informática cuya función principal es crear o modificar documentos de texto escritos en un ordenador.
Un Procesador de Textos puede describirse como una versión moderna de una máquina de escribir, con más funciones y versatilidad. Un Procesador de Textos puede manejar diferentes tipos de letra, tamaños, colores, formatos de texto, efectos, imágenes e inserciones de tablas.
¿Qué es un Procesador de Textos y sus Características?
El texto procesado por estos programas se almacena en el ordenador como un archivo de texto, normalmente llamado documento. También pueden almacenarse en otros soportes, como pen drives o disquetes en el pasado. Al mismo tiempo, el programa permite imprimir directamente los archivos.
También ofrece diferentes funciones como:
- El corrector ortográfico.
- El corrector gramatical.
- Y los diccionarios (que son muy útiles a la hora de escribir).
Historia del Procesador de Textos
El Procesador de Textos fue uno de los primeros programas creados cuando se lanzaron los ordenadores personales. Inicialmente, permitía a los usuarios escribir sólo texto, sin imágenes ni efectos, pero desde entonces ha evolucionado.
Estos programas se desarrollaron en respuesta a necesidades matemáticas más que computacionales.
En 1964, IBM desarrolló la primera máquina de escribir magnética que podía corregir las letras sin tener que volver a escribir cada una de ellas; IBM comercializó este invento como «máquina de procesamiento de textos», y estas aplicaciones se conocen ahora con este nombre: «Procesador de Textos».
En 1970, la IMB desarrolló el disquete, el antes y el después de los ordenadores. Estos discos podían almacenar más páginas de texto (hasta 100 páginas) que antes.
Ventajas del tratamiento de textos:
- El Procesador de Textos permite editar un texto, seleccionar la tipografía, el tamaño de la fuente, las herramientas de resaltado (por ejemplo, la negrita) y tienen otras posibilidades para dar agilidad al texto.
- El Procesador de Textos posibilita alinear el texto, seleccionar espacios entre párrafos y líneas, e incorporar elementos como imágenes, hipervínculos, encabezados y pies de página, saltos de página y formas.
- El Procesador de Textos permite utilizar el corrector ortográfico y el diccionario para buscar sinónimos y traducir palabras de un idioma a otro.
- El Procesador de Textos facilita insertar imágenes y gráficos dentro del texto.
- El Procesador de Textos ofrece la posibilidad de crear tablas, listas numeradas y viñetas.
¿Cuáles son los 5 procesadores de texto más utilizados?
Actualmente, el Procesador de Textos más utilizado es el que encabeza la siguiente lista; junto a los demás conforman el grupo de los 5 procesadores de texto más utilizados, a saber:
- Microsoft Word y NotePad.
- WordPad.
- OpenOffice.
- WordPerfect.
- KWord.
Trabajar en la Nube con un Procesador de Textos
En este apartado, abordamos los sistemas de almacenamiento en la nube OneDrive (Microsoft) y Google Drive, y su relación con el uso de un Procesador de Textos, incluyendo:
- Trabajar con archivos y carpetas compartidas de un procesador de textos.
- Beneficios de trabajar en colaboración usando el mismo procesador de textos.
¿Quién no conoce Google Drive y su suite, o OneDrive? Ambas herramientas en la nube tienen interfaces similares a otras aplicaciones parecidas, como Dropbox, por ejemplo. Sin embargo, atesoran múltiples ventajas y valor añadido, como la colaboración sincrónica o asincrónica, el control de versiones y las copias de seguridad.
OneDrive (Microsoft)
OneDrive (Microsoft) es una suite que ofrece todo el paquete Office en la nube. Entre ellos, la versión online del Procesador de Textos Word es un lujo para trabajar estés donde estés utilizando cualquier dispositivo (móvil, PC o tablet).
OneDrive te permite acceder a tus archivos de Procesador de Textos, entre otros, desde cualquier lugar y compartirlos fácilmente con quien los necesite.
El aspecto de OneDrive en la web es muy diferente al local, es más complejo y funciona con múltiples opciones y herramientas.
Lógicamente, vemos la misma estructura que vemos en nuestro ordenador, que no es otra que las carpetas que estamos sincronizando.
- Podemos compartir carpetas o archivos independientes, en ambos casos el proceso es el mismo.
- Junto a la carpeta hay tres puntos que, al pulsarlos, hacen aparecer un menú con muchas opciones interesantes, entre ellas «Compartir». También puede seleccionar «Compartir» de forma más directa.
En cualquiera de los dos casos, al hacer clic en «Compartir» hay que introducir el correo electrónico del destinatario, escribir un breve mensaje (opcional), seleccionar un desplegable y elegir entre una serie de opciones de compartición para seleccionar la que se necesite o la que mejor se adapte a lo acordado.
Este es el momento de dar propiedades específicas a la carpeta o al documento. Nosotros decidimos si queremos:
- Que sea en abierto y que todos los usuarios puedan verlo con un enlace.
- Que sólo lo vean los de nuestra institución o entidad/empresa.
- Los que ya tienen acceso o determinadas personas (alta privacidad).
Por ejemplo, si selecciona la opción persona específica, el destinatario recibirá un correo electrónico al que deberá dar su consentimiento. En cuanto el destinatario accede y aprueba la solicitud, recibe un mensaje de confirmación.
Una vez que se ha completado todo el trabajo y ambas partes han dado su aprobación, puede comenzar el proceso de colaboración.
Trabajar con más personas en un documento es muy sencillo y factible. Sólo hay que seguir los pasos anteriores y, una vez compartidos, el trabajo se hace mucho más fácil.
Tomemos este ejemplo. Compartes un documento de Word con tu colega Carlos para que lo revise ortográficamente y lo apruebe definitivamente; cuando Carlos abre el documento para trabajar en él, puede revisar y comentar, tal como lo haría en Word localmente.
Una vez que Ángel lo ha revisado y ha corregido donde lo considera oportuno, la fecha de la última corrección aparece en el historial de la siguiente manera:
Haga clic en «Vista previa» para ver el documento.
En la esquina superior derecha, verá una «i» de información. Haga clic en él y aparecerá un panel en la parte derecha con toda la información relativa a ese documento.
¿No tienes Internet? No hay problema
Los archivos almacenados en OneDrive están disponibles online en OneDrive.com y offline en tu ordenador. Esto significa que puedes utilizar tus archivos en cualquier momento, incluso si no estás conectado a Internet. Cuando vuelvas a conectarte, OneDrive actualizará la versión online con los cambios que hayas hecho sin conexión.
Los archivos sin conexión son una gran ayuda cuando no hay Wi-Fi, pero también consumen espacio en el ordenador. Si te estás quedando sin espacio de almacenamiento, aquí tienes cómo mantener tus archivos de OneDrive menos desconectados.
Google Docs (Google Drive)
Google Docs es un procesador de textos en línea que permite crear y editar documentos a través de la red en cualquier dispositivo con conexión a Internet (PC, tableta o móvil), independientemente del sistema operativo. Admite las extensiones de archivo más comunes, como .doc, txt y RTF.
El aspecto más potente de esta herramienta online es la posibilidad de colaborar con otros para crear:
- Documentos.
- Presentaciones.
Los usuarios sólo necesitan tener una cuenta de Gmail para acceder a ella. Además, este modo multiusuario permite a los usuarios crear formularios, diseñar gráficos y diagramas de flujo.
Los documentos pueden compartirse con más personas y crearse en grupo, o hacer que un corrector corrija el texto con comentarios (función de corrección de Word).
Además, hay un chat disponible para hablar en colaboración con más participantes. La característica más importante es la opción de guardar y sincronizar documentos con más ordenadores y dispositivos.
Características principales
Almacenamiento gratuito
La versión gratuita de Google Drive funciona junto con Gmail y Google Photos. De este modo, puedes almacenar una gran variedad de archivos y guardar copias de seguridad. Google ofrece 15 GB de espacio con el plan gratuito, y la versión premium ofrece 25 GB y la ampliación del almacenamiento hasta 100 GB.
Multiplataforma
Google Drive tiene versiones para los sistemas operativos Android, Linux, Mac y Windows.
Soporte y almacenamiento para todo tipo de archivos
Google Drive no diferencia los archivos que quieres almacenar, incluyendo fotos, archivos, presentaciones y vídeos. También permite a los usuarios almacenar archivos adjuntos y compartirlos y organizarlos según sus necesidades.
La privacidad
Los archivos subidos a Google Drive se pueden compartir con otros usuarios, pero hay que tener en cuenta que siguen siendo privados hasta que el usuario quiera compartirlos.
Seguridad y protección
Con Google Drive, los archivos se almacenan en los propios servidores de Google, por lo que no importa lo que le ocurra a tu dispositivo (smartphone, tableta u ordenador), cada archivo está a salvo y toda la información está protegida.
Una búsqueda poderosa
Google Drive tiene un potente motor de búsqueda integrado que reconoce los objetos en las imágenes. Así, si quiere encontrar una foto de un museo concreto o de la Torre Eiffel, basta con escribir el nombre del sitio y se realizará una búsqueda de fotos.
Gestión del historial de versiones
Puedes gestionar el historial de tus documentos en cualquier momento. Esto es muy eficaz cuando se trabaja en equipo o en grupo, ya que se puede ver quién ha hecho qué y el estado actual del documento.
Almacenamiento para Chromebooks
Los Chromebooks son ordenadores personales que utilizan el sistema operativo Chrome OS; Google Drive viene instalado de fábrica en los Chromebooks, y el dispositivo tiene una gran cantidad de espacio de almacenamiento gratuito proporcionado por el servicio.
Esto se debe a que el equipo está fabricado con muy poco espacio físico, ya que todos los servicios de Google están en la nube, lo que hace que sea muy rápido de arrancar y poner en marcha. También son ordenadores seguros, ya que se actualizan solos en segundo plano, lo que los hace inmunes a los virus y troyanos.
Trabajar sin conexión
Google Drive permite habilitar la función «Trabajar sin conexión». Esta opción se puede utilizar cuando la tableta o el teléfono móvil no están conectados a una red y funciona de forma similar a la función «Modo avión».
Escaneo de documentos
Este servicio está disponible para Android y permite transferir todos los documentos en papel al dispositivo.
Metadatos y sus Funciones
Tanto las versiones actuales como las anteriores de Microsoft Word (incluidas en Office 365) ofrecen la posibilidad de añadir, editar y eliminar información detallada que describe o identifica el documento que se está creando o editando en Microsoft Word, esa información se llama ‘Propiedades del documento’, que no son más que metadatos sobre el documento.
Los metadatos que pueden incluirse en un documento de Word incluyen el título del documento, el nombre del autor y las palabras clave que identifican el tema o el contenido, así como la fecha, el número de palabras, el tamaño en bytes y el número de páginas.
Características
Si un documento de Word almacenado en un ordenador contiene metadatos y propiedades, es más fácil organizar e identificar el documento posteriormente. Además, los documentos pueden buscarse e insertarse en documentos en función de sus propiedades.
Esta función es especialmente útil cuando se guarda un documento de Word como PDF y se sube a un repositorio o a un sitio web, ya que el documento podrá ser buscado por los motores de búsqueda si contiene metadatos completos y correctos.
Tipos de propiedades y metadatos de los documentos y sus funciones
Hay varios tipos de propiedades y metadatos de los documentos de Word. En nuestro día a día de edición de textos y creación de documentos de Word, estas son las propiedades más relevantes
Propiedades estándar del Procesador de Textos
Por defecto, los Documentos de Office se asocian a un conjunto de propiedades o metadatos estándar, como:
- Autor.
- Título.
- Asunto.
Puede especificar sus propios valores de texto para estas propiedades o metadatos para facilitar la organización e identificación del documento.
Por ejemplo, en Word puede utilizar la propiedad de palabra clave (también llamada etiqueta) para añadir la palabra clave «cliente» a un archivo o documento de «ventas»; y, posteriormente, buscar esta palabra clave en todos los archivos de «ventas».
Propiedades de actualización automática del Procesador de Textos
Estas propiedades y metadatos incluyen tanto las propiedades del sistema de archivos (tamaño del archivo, fecha de creación del archivo y fecha de última modificación) como las estadísticas que posee el programa informático Office (número de palabras y caracteres de un documento).
Estas propiedades también pueden utilizarse para identificar y buscar documentos. Por ejemplo, es posible buscar todos los archivos creados después del 3 de agosto de 2005 o todos los archivos actualizados por última vez ayer. No es posible especificar o cambiar estas propiedades de actualización automática.
Propiedades avanzadas del Procesador de Textos
Word le permite definir propiedades personalizadas adicionales o metadatos para su documento. A las propiedades personalizadas se les puede: asignar texto, comentarios, tiempo, números, etc.; y, también, se les puede asignar un valor «sí» o «no». Puede elegir entre una lista de nombres recomendados o definir el suyo propio.
Vea y cambie las propiedades y los metadatos del documento
Puedes ver, añadir, cambiar o eliminar fácilmente los metadatos y las propiedades de un documento de Word. Para ello, siga estos pasos:
- Haga clic en la pestaña «Archivo».
- Haga clic en «Información» para ver las propiedades del documento o los metadatos. Por defecto, este panel de opciones se activa al hacer clic en «Archivo». Aquí se muestran tanto las propiedades estándar como las auto-actualizadas.
- Para añadir, eliminar o cambiar los metadatos, mueva el puntero del ratón sobre los metadatos que desea añadir, actualizar o eliminar y se añadirá, eliminará o cambiará la nueva información.
- Por último, haga clic de nuevo en la pestaña «Archivo» para volver al documento. Cualquier cambio que hagas se guardará automáticamente.
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- Para ver más propiedades y metadatos estándar, haga clic en el enlace «Ver todas las propiedades» en la parte inferior izquierda de la página.
- Para acceder o definir propiedades o metadatos personalizados, acceda al menú Propiedades avanzadas. Este menú le permite añadir o editar todas las propiedades a la vez y ver las estadísticas y la información de los documentos de texto. Se accede a este menú haciendo clic en la opción Propiedades y, a continuación, en Propiedades avanzadas, en la parte superior de la sección Información del documento de Word.
- La pestaña Resumen (por defecto) permite añadir o editar los metadatos de Título, Asunto, Autor, Administrador, Empresa, Categoría, Palabras clave (etiquetas en el Resumen en el panel de Información) y Comentarios. Se puede acceder a otros metadatos y propiedades en las pestañas Estadísticas, Contenido y General.
- Para añadir o editar metadatos y propiedades personalizadas, haga clic en la pestaña Personalizar.